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著者:秋田将人
出版社:学陽書房
出版日:2014年10月17日頃
ISBN10:4313150803
ISBN13:9784313150805
販売価格:1,980円
◎簡潔・明快・正確に書くコツがわかる!
「文書に始まり、文書に終わる」と言われるほど、すべての公務員にとって必須のスキルである文書・資料のつくり方について、豊富な実例を交えてわかりやすく解説。
「上司に判断を求める」「状況・経過を報告する」「首長・議員に説明する」など、具体的な場面の資料作成で使える1冊。
第1章 資料作成の鉄則
1 資料の目的をきちんと意識する
2 テーマ・種類を決める
3 締切を設定する
4 読み手を具体的にイメージする
5 構成を考える
6 分量を考える
7 1文は短く書く
8 5W1Hを意識する
9 基本フォーマットを活用する
10 概要版・詳細版に分ける
コラム1 説明の「時間」は限られている
第2章 わかりやすく資料をつくる
1 結論から先に書く
2 資料の構成がわかる見出しを付ける
3 原則、A4版1枚におさめる
4 事実と意見は混同しない
5 1ペーパー1テーマとする
6 箇条書きの階層は3つまで
7 日付と作成者を明記する
コラム2 資料にない説明で相手の気を引く
第3章 伝わりやすい文章を書く
1 なるべく短い文章で書く
2 形式を統一する
3 簡潔な記述を心がける
4 具体的な数字を盛り込む
5 誤解を招く表現は避ける
6 住民視点で考える
7 首長視点で考える
8 議員視点で考える
9 職員視点で考える
10 お役所言葉は使わず、言い換える
11 敬語は正しく使う
12 よく使う敬語の例
コラム3 相手に応じて資料・説明を使い分ける
第4章 説得力のある理由・根拠を明示する
1 データで根拠を示す
2 メリット・デメリットを説明する
3 判断材料・選択肢を示す
4 因果関係を説明する
5 論理的に説明する
6 現状の問題点を明らかにする
7 今後想定される課題を提示する
8 時系列の推移を示す
コラム4 聞き手の視線に注意する
第5章 見やすい資料をつくる
1 レイアウトを工夫する
2 文字の大きさ、フォントを変える
3 下線・太字・斜体でメリハリをつける
4 情報を盛り込みすぎず、余白を活かす
5 注釈を付ける
6 漏れなく、ダブりなく
7 フローチャート
8 ロジックツリー
9 PDCA
10 ポートフォリオ
11 グラフ
12 数式
13 写真・イラスト
コラム5 複数の資料を説明するときは要注意
第6章 相手を動かす資料をつくる
1 上司に判断を求める資料
2 上司に状況や経過を報告する資料
3 住民説明会のレジュメ資料
4 首長への説明資料
5 議員への説明資料
6 行政視察対応資料
7 新制度の課内での検討資料
8 議会での想定質問
コラム6 説明にも重要な論理性
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