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見やすい!伝わる!公務員の文書・資料のつくり方

著者:秋田将人
出版社:学陽書房
出版日:2014年10月17日頃
ISBN10:4313150803
ISBN13:9784313150805
販売価格:1,980円
◎簡潔・明快・正確に書くコツがわかる! 「文書に始まり、文書に終わる」と言われるほど、すべての公務員にとって必須のスキルである文書・資料のつくり方について、豊富な実例を交えてわかりやすく解説。 「上司に判断を求める」「状況・経過を報告する」「首長・議員に説明する」など、具体的な場面の資料作成で使える1冊。 第1章 資料作成の鉄則  1 資料の目的をきちんと意識する  2 テーマ・種類を決める  3 締切を設定する  4 読み手を具体的にイメージする  5 構成を考える  6 分量を考える  7 1文は短く書く  8 5W1Hを意識する  9 基本フォーマットを活用する  10 概要版・詳細版に分ける  コラム1 説明の「時間」は限られている 第2章 わかりやすく資料をつくる  1 結論から先に書く  2 資料の構成がわかる見出しを付ける  3 原則、A4版1枚におさめる  4 事実と意見は混同しない  5 1ペーパー1テーマとする  6 箇条書きの階層は3つまで  7 日付と作成者を明記する  コラム2 資料にない説明で相手の気を引く 第3章 伝わりやすい文章を書く  1 なるべく短い文章で書く  2 形式を統一する  3 簡潔な記述を心がける  4 具体的な数字を盛り込む  5 誤解を招く表現は避ける  6 住民視点で考える  7 首長視点で考える  8 議員視点で考える  9 職員視点で考える  10 お役所言葉は使わず、言い換える  11 敬語は正しく使う  12 よく使う敬語の例  コラム3 相手に応じて資料・説明を使い分ける 第4章 説得力のある理由・根拠を明示する  1 データで根拠を示す  2 メリット・デメリットを説明する  3 判断材料・選択肢を示す  4 因果関係を説明する  5 論理的に説明する  6 現状の問題点を明らかにする  7 今後想定される課題を提示する  8 時系列の推移を示す   コラム4 聞き手の視線に注意する 第5章 見やすい資料をつくる  1 レイアウトを工夫する  2 文字の大きさ、フォントを変える  3 下線・太字・斜体でメリハリをつける  4 情報を盛り込みすぎず、余白を活かす  5 注釈を付ける  6 漏れなく、ダブりなく  7 フローチャート  8 ロジックツリー  9 PDCA  10 ポートフォリオ  11 グラフ  12 数式  13 写真・イラスト  コラム5 複数の資料を説明するときは要注意 第6章 相手を動かす資料をつくる  1 上司に判断を求める資料  2 上司に状況や経過を報告する資料  3 住民説明会のレジュメ資料   4 首長への説明資料   5 議員への説明資料   6 行政視察対応資料   7 新制度の課内での検討資料   8 議会での想定質問  コラム6 説明にも重要な論理性
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